Imputar Costes

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Planificación económica

Las empresas que cotizan en bolsa han de informar cuatrimestralmente a sus accionistas. Por eso se requiere actualizar el  beneficio previsto al final de obra cada cuatro meses en las grandes constructoras. Es una buena medida para cualquier empresa del sector ya que requiere actualizar mediciones, costes directos, financieros, indirectos y producción de toda la obra tres veces al año.

La producción se basa en el presupuesto contratado. Hay dos filosofías en la gestión de costes directos:

1. Desglose por naturalezas: costes por industriales, materiales y mano de obra.

2. Imputación de costes. Es el que se describe a continuación.

Un sistema de gestión de imputación de costes se requiere necesario para controlar y minimizar el gasto en una obra. Su uso lleva de forma implícita la mejora continua. Recordemos el aforismo: "Sólo se puede controlar lo que se mide". Inicialmente sólo se considera  los costes directos; pero utilizando la misma filosofía se puede aplicar también a los indirectos. Es lo que se denomina Activities Based Costing.

Pasos a seguir:

1. Definición de las unidades de coste

A partir del presupuesto se puede adoptar cada partida como unidad de coste o seleccionar las que se necesiten controlar. En presupuestos complejos, con muchas unidades de obra, se requiere la segunda opción. ¿Cuáles escoger?

Las curvas ABC son herramientas muy útiles para escoger las unidades de coste. Se basan en el Principio de Pareto.

                                   

 

Para llegar a estas cifras exactas hay que tener más de 400 valores; en caso contrario, nos aproximaremos. Podemos  clasificar en unidades de obra A, B y C y hemos de centrar nuestro esfuerzo en las unidades A; ya que se corresponden con el 80% de nuestro presupuesto de costes.

En la indústria estas curvas también se utilizan para clasificar entre Clientes A, B y C.

En el caso que queramos aplicar lo mismo con los costes indirectos, inicialmente hemos de definir unas actividades para imputar, en el caso del personal podría ser: llamadas, reuniones, visitas a obra, resoluciones técnicas, viajes, etc…Todo técnico lean tendría que hacer su propio control.

Para realizar la curva y clasificar nuestras partidas de obra hay que ordenarlas en una tabla de Excel de mayor a menor cuantía en euros y en porcentaje.  A continuación establecer las fronteras.

2. Acordar criterios de imputación entre el personal de obra.

Todos los costes directos han de verse reflejados en una unidad de coste: facturas de subcontratistas, materiales, personal, etc… y poner de común acuerdo entre encargados y jefes de producción el modo de imputación.

3. Establecer un ratio unitario de control

Hay que asociar una medición al coste asignado. La relación entre el coste y obra ejecutada nos dará el coste unitario de la unidad de obra.

Si asociamos las unidades de coste a las partidas presupuestarias podemos comparar el coste directo unitario con el importe contratado de este concepto y también con el importe planificado.

Este checking del coste unitario con el planificado se puede realizar a criterio del jefe de obra o de producción: diario, semanal o mensual según la importancia de la partida. Es la clave para mejorar el rendimiento de esta unidad de producción: reducción del tiempo y coste de la actividad, creación de flujo y de valor. Es una herramienta Kaizen.

También se puede establecer una relación entre coste real/coste planificado para homogenizar la información y crear objetivos de reducción de coste. Si añadimos un ratio de plazo real/plazo estimado creamos valores de eficiencia y eficacia.

La planificación y el cálculo de los costes unitarios ha de ser tarea conjunta de encargados, jefes de producción y jefe de obra. De ese modo todo el equipo es conocedor de los recursos necesarios para tal actividad (número de personal, maquinaria, materiales y rendimiento previsto) y antes de realizar la visita a la obra, ya sé es conocedor del cómo. Es el paso previo para eliminar el despilfarro.

A final de mes es útil realizar un contraste con tu administrativo. Su gestión de costes es diferente a la del departamento de producción, pero el importe total ha de ser el mismo. Es un buen poka-yoka.

Es necesario un buen software informático que permita imputar costes. En el mercado existen varias empresas que venden sus programas: Sispre de ToolSoftware (útil para obras lineales), Sigrid (ERP de Professional Software) y el novedoso Brickcontrol (sin licencia, los datos están en la "nube" virtual). Aunque muchos jefes de obra prefieren disponer de potentes hojas de excel.

Ratio Ki

Una herramienta muy utilizada por su importancia es el valor Ki. Se puede demostrar que suponiendo beneficio nulo (producción = coste), la producción total es aproximadamente igual 1,33 veces el valor del coste directo. Este coeficiente puede variar en función de los costes indirectos, estructura y financieros de cada obra, pero su oscilación es de centésimas.

 

   K= 1/(1-CF-CE-CI)

                Donde:

                                               CF = Costes financieros en porcentaje sobre producción

                                               CE = Costes de estructura sobre producción

                                               CI = Costes Indirectos e Indirectos proporcionales sobre producción

 

Luego calculándose la K de tu obra, como un presupuesto es un sumatorio de partidas; puedes conocer la  Ki de cada unidad de obra y  determinar cuáles son críticas a nivel económico.

Por lo tanto para saber si en una unidad de obra perdemos o ganamos, en el  caso de K= 1,33; si el valor es superior a K=1,33 ganamos. Aunque hay “filosofías” que apuntan que la pregunta a hacerse es saber el coste de nuestra unidad de obra y que hay que hacer para reducirlo.

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