Compras eficientes

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Compras eficientes

Lo que no sabemos cuánto cuesta, no lo podemos controlar ni mejorar” Victor Conde

Este apartado seguirá los apuntes del módulo de compras realizado por el sr. Victor Conde, ex-jefe de compras de Henkel y profesor del Master de Supply Chain Management del Instituto Catalán de Logística.

Una reducción de coste en compras va directo a beneficios y por lo tanto mejora la rentabilidad (beneficios/inversión). Por eso es necesario realizar una buena gestión en las adquisiciones de productos o servicios.  También hay que asignar objetivos para su mejora.

Antes de continuar, hay que hacer un pequeño inciso sobre los dos tipos de compras en las obras:

1.       Actividades: subcontratar, el “outsourcing”, la externalización de procesos: aglomerar, movimientos de tierras, estructuras (fabricación y montaje), etc.

2.       Productos: materiales, pequeña maquinaria, etc…

Igualmente como se ha comentado anteriormente las curvas ABC pueden ser útiles para hacer una buena planificación inicial de compras y asignar responsabilidades:

                         

Un criterio podría ser que las  ”Compras A” las negociase el jefe de obra o el jefe de grupo. Las compras B y C sería responsabilidad de los jefes de producción o de los jefes de compras. Generalmente, los productos tipo A corresponden a las actividades de transformación anteriormente expuestas; en definitiva, a la subcontratación. Podemos realizar una simplificación considerando lo siguiente:

  • Unidades A: nos interesa calidad, servicio y precio.
  • Unidades C: nos interesa calidad y servicio,  no precio.

En consecuencia podemos hacerlo más sencillo utilizando la regla 80/20 o regla de Pareto y trabajar con actividades A y C.

La negociación de los productos A hay que iniciarla con tiempo para abaratar precios.

En las compras A se recomienda solicitar los siguientes documentos a los posibles proveedores:

1.       Facturación. Sabremos qué tipo de cliente somos para nuestro proveedor: A, B o C.

2.       Documento de justificación de pagos de los últimos 12 meses.

3.       Cuenta de explotación y balance: son públicos en España. Se puede consultar en el registro mercantil. En el resto de países si la empresa cotiza en bolsa son también públicos.

En las negociaciones hay que acostumbrarse a hablar en %, no en términos absolutos. Dos procesos en compras:

1.       Ley oferta/ demanda. Contratar según precio mercado.

2.       Por escandallo. Hay que hacer el desglose del importe del producto o servicio: coste de materiales, mano de obra, transporte y beneficios.

Igualmente también hay dos políticas de aprovisionamiento:

1.       Política de continuidad: trabajar con proveedores que ofrecen colaboración y continuidad. Se busca una relación próspera a largo plazo.

2.       Política de beneficio: procurar siempre minimizar el coste integral de aprovisionamiento.

¿Qué es el Coste Integral?

Coste Integral de Aprovisionamiento = coste adquisición + coste de reposición + coste de posesión. El objetivo es minimizarlo. Este coste es el que hay que colocar en el escandallo.

En las obras en la mayoría de los casos el coste integral coincide con el coste de adquisición. A no ser que tengamos mucho material en stock. El inventario siempre hay que intentar reducirlo, es un desperdicio que no aporta valor y financieramente va contra rentabilidad.

Según el tipo de obra, podría ser necesario crear un Jefe de Compras y desagregar esta responsabilidad del Jefe de Producción. De este modo el responsable de compras se dedica a negociar y reducir precios y el técnico de producción a crear flujo y valor en las unidades de obra.

Una solución para formar y dotar de flexibilidad a la obra sería rotar a los técnicos: jefe de producción, jefe de compras y jefe de oficina técnica.

El futuro con los proveedores de suministro continuado, ejemplo hormigón y utilizando last planner (rendimientos reales y promesas) es trabajar como en la automoción. En la web de tu obra dispones  las necesidades diarias y semanales  y el proveedor ya sabe que debe servirte y a qué hora. No hace falta hacer el pedido diario. El encargado o el jefe de producción lo confirman en la web. Es un desafío pero es el futuro. Reducimos tiempo y coste de suministro.

También el futuro es hacer compras por Internet. En la industria ya se está realizando y no sólo a nivel consumidor, sino de actividades intermedias cómo puede ser el transporte.

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